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Wir erleichtern deinen Arbeitsalltag – andere nennen es Automatisierung

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So einfach läufts mit nolas

Jeden Tag treffen unzählige Informationen im Unternehmen ein. Manche wichtig, manche dringend, manche entscheidend. Gut, wenn jede davon ohne Umwege direkt beim richtigen Ansprechpartner landet.
Deine Post wird an unser Brief‑ und Logistikzentrum in Stahnsdorf umgeleitet. Unser nolas Team holt die Sendungen dort täglich ab und bringt sie direkt ins Scan‑Center, wo sie weiterverarbeitet werden.

Eingang

Erfassung & Weiterleitung

Deine Post wird umgeleitet, vom nolas Team übernommen und anschließend im Scan‑Center weiterverarbeitet.

Jede Sendung erhält einen QR‑Code auf dem Umschlag, damit sie eindeutig zugeordnet werden kann. Nicht zu öffnende Briefe werden automatisch erkannt und an dich zurückgesendet. Für alle anderen legen wir ein Deckblatt mit einem zweiten QR‑Code bei, der die einzelnen Dokumente innerhalb der Sendung trennt. Beim Scannen werden beide Codes zusammengeführt und die Dokumente nach TR‑RESISCAN gescannt.

Erfassung

Sicher & TR-RESISCAN

Deine Dokumente werden erfasst und nach TR-RESISCAN gescannt. Nicht zu öffnende Dokumente werden an dich zurückgesendet.

Die Scans werden automatisch in die Cloud übertragen und von der KI auf Qualität und Vollständigkeit geprüft. Unklare Fälle gehen zur gezielten Kontrolle an unser Team zurück. Jedes Dokument erhält dabei einen digitalen Transfervermerk: 
Alle Verarbeitungsschritte werden automatisch mit Zeitstempeln und Verantwortlichkeiten protokolliert – vom Eingang über den Scan bis zur Prüfung.

Sicherung

Qualität & Nachweis

Die Scans werden automatisch in die Cloud übertragen und von der KI auf Vollständigkeit und Qualität geprüft.

Die digitalisierten Dokumente werden automatisch in deinem Workspace bereitgestellt. Die nolas KI erkennt die Dokumentenart, identifiziert Empfänger wie Abteilung, Name oder Aktenzeichen und verteilt die Dokumente automatisch an die zuständige Person oder Abteilung in deinem Unternehmen.

Verteilung

Automatische Workflows

Die Dokumente werden automatisch in deinem Workspace bereitgestellt, von der KI erkannt, zugeordnet und direkt an die zuständige Person/Abteilung weitergeleitet.

Rechtssicher digitalisieren mit TR RESISCAN

Mehr erfahren

Vorteile, die deinen Alltag leicher machen

Alles digital an einem Ort

Zentrale, sofort verfügbare Dokumente statt manueller Ablage.

Automatische Sortierung & Weiterleitung

Deine Dokumente landen direkt bei der richtigen Person, Abteilung oder im passenden Workflow.

Weniger Kosten, weniger Aufwand

Weniger Papier, weniger interne Prozesse, weniger Verwaltungsaufwand.

Effizientere Abläufe

Dokumente werden ohne Verzögerung weiterverarbeitet.

Sicher & DSGVO‑konform

Geschützte Übertragung und klare Zugrifssrechte.

Ideal für hybride Teams

Postzugang von überall – Büro, Homeoffice oder unterwegs.

Unsere Software

Der zentrale Ort für deine
täglichen Geschäftsabläufe

Einfach zu bedienen, intuitiv aufgebaut und flexibel einsetzbar: nolas verwandelt komplexe Prozesse in Klarheit, Einfachheit und Leichtigkeit.
Frequently Asked Questions

Und falls doch noch etwas unklar sein sollte …

1. Posteingang & Ablauf

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Wie kommt meine Post zu euch?
Mit deinem Einverständnis wird deine Post automatisch an unser Brief‑ und Logistikzentrum in Stahnsdorf umgeleitet. Du musst dafür keinen Nachsendeauftrag einrichten und nichts weiter veranlassen. Wir erklären dir bei der Einrichtung, wie dieser automatische Prozess funktioniert.

Was passiert mit meiner Post, wenn sie bei euch ankommt?
Unser Team holt die Sendungen täglich im Logistikzentrum ab und bringt sie ins Scan‑Center. Dort werden sie nach festen Prozessen geöffnet, sortiert und digitalisiert.

Wie schnell stehen die Dokumente digital zur Verfügung?
Die Dokumente stehen dir in der Regel noch am selben Tag digital zur Verfügung.

Was passiert mit Einschreiben oder Paketen?
Einschreiben und Pakete werden nicht geöffnet. Sie werden registriert und direkt an dich weitergeleitet.

Gibt es Sendungen, die nicht verarbeitet werden können?
Ja. Dazu gehören z. B. Bank‑ und Kreditkarten, PIN‑ oder TAN‑Briefe, SIM‑Karten, Plastikkarten, beschädigte Sendungen oder Werbesendungen ohne Inhalt.

Was passiert mit Sendungen, die nicht geöffnet werden dürfen?
Diese werden automatisch erkannt und ungeöffnet an dich zurückgesendet.

2. Originale & physische Dokumente

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Was passiert mit Originalen?
Originale werden je nach Vereinbarung zurückgesendet, archiviert oder nach einer definierten Frist vernichtet. Die Behandlung der Originale wird vorab mit dir abgestimmt.

3. Digitale Verarbeitung

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Wie werden die digitalisierten Dokumente verteilt?
Die KI erkennt Dokumentenart und Empfänger (z. B. Abteilung, Name, Aktenzeichen) und verteilt die Dokumente automatisch an die zuständige Stelle.

Brauche ich spezielle Software?
Nein. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über den nolas workspace im Browser.

4. Sicherheit & Rechtliches

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Wie werden meine Daten geschützt?
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren, verschlüsselt und DSGVO‑konform. Alle Schritte werden revisionssicher protokolliert.

Brauche ich ein offizielles Einverständnis?
Ja. Du gibst uns dein Einverständnis, deine Post entgegenzunehmen, zu öffnen und zu digitalisieren. Ohne diese Zustimmung dürfen wir deine Sendungen nicht verarbeiten.

nolas workspace

workspace

Moderne Arbeitsprozesse folgen vier einfachen Fragen: Wer macht was, wann und wo. nolas workspace baut genau darauf auf – ein Betriebssystem für Geschäftsprozesse, das Organisationen deutlich entlastet und Einsparungen von bis zu 30 % ermöglicht.
Verantwortungsvoller Datenschutz

Verarbeitung ausschließlich in Deutschland

Zertifizierte Rechenzentren in Deutschland garantieren höchste Sicherheitsstandards und vollständige DSGVO‑Konformität. Deine Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt das Land.

Geschützte Datenwege

Verschlüsselte Übertragung

Alle Dokumente werden vom Eingang bis zur Bereitstellung durchgängig verschlüsselt. So bleibt deine Kommunikation jederzeit geschützt.

Geregelte Zugriffsprozesse

Strenge Zugriffskontrollen

Nur speziell autorisierte nolas‑Teammitglieder erhalten Zugriff auf Dokumente. Jeder Zugriff ist klar geregelt, kontrolliert und wird regelmäßig überprüft.

Nachvollziehbare Abläufe

Revisionssichere Protokollierung

Jeder Verarbeitungsschritt wird automatisch mit einem Zeitstempel dokumentiert. Das schafft volle Transparenz und ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung.

Let’s talk!

Jetzt bist du dran

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kostenfreien Beratungstermin. Jaaa, kein Stock, wir sehen
echt so smart aus.

Rechtssicher digitalisieren mit TR RESISCAN

Wir machen aus Papier rechtssichere digitale Originale

Wir scannen nach TR RESISCAN, der Richtlinie des BSI für rechtssicheres, ersetzendes Scannen. Das bedeutet: Papierdokumente werden so digitalisiert, dass die digitale Version beweis- und rechtsgültig ist.

 

Was TR RESISCAN konkret bedeutet:

BSI‑Standard für rechtssicheres Scannen 

Offizielle technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik.

 

Ersatz für Papieroriginale
Die digitale Version ist rechtlich genauso gültig wie das Original.

 

Manipulationssicher & nachvollziehbar
Der gesamte Scanprozess wird dokumentiert und erfüllt strenge Sicherheitsanforderungen.

 

Revisionssichere Digitalisierung 

Digitale Dokumente sind beweisfest und langfristig verlässlich.

 

Klare Prozessvorgaben 

Jeder Schritt – von der Vorbereitung über den Scan bis zur Archivierung – ist definiert.

 

Papier kann vernichtet werden 

Nach TR‑RESISCAN‑konformem Scannen darf das Original unter bestimmten Bedingungen entsorgt werden.